具体的负责。既可以做到分工明确，又可以提高效率。
首先要确定所举办年会的主题，然后围绕着主题进行一系列的策划。然后确定时间、地点、人物，详细的写在策划书上。最后经领导审核后，付诸实施。另外在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开企业年会要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。
当然这些东西都有专人负责，不用周方远去亲自准备。
而且说真的，从头到尾准备一场年会，本身也不是一个人或者几个人就能做成的，别的不说，光是费用方面，就足够让人头疼了。
音响系统要花钱，桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等也要花钱。一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。多媒体系统、摄录设备等，这些东西远方传媒有的是，倒是可以直接拿来用，反正临近年根的时候，基本上也没太多拍摄任务了，拿出几套设备还是没问题的。
住宿的费用是个大头，值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。
正常的住宿费除了与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。这一点上，周方远已经想过了，除了特殊服务项目——这个肯定不能有——以外，其他的服务都可以有。既然要大方，那就大方个彻底，表面大方暗地里抠唆，一个闹不好反倒被人笑话。
餐饮费用方面，早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的
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